شیرپونت چیست؟

مایکروسافت شیرپوینت، یک بستر نرم افزاری تحت وب است که توسط شرکت مایکروسافت تولید و عرضه شده است. اولین نسخه از شیرپوینت در سال ۲۰۰۱ منتشر شد. و آخرین نسخه از آن با نام شیرپوینت ۲۰۱۹ در سال ۲۰۱۸ وارد بازار شده است. نسخه‌های ابتدایی شیرپوینت بیشتر برای کاربردهایی نظیر مدیریت محتوا و مدیریت اسناد مورد استفاده قرار می گرفت. اما قابلیتهای قابل توجه متعددی به نسخه های اخیر شیرپوینت اضافه شده است.
شیرپوینت شامل مجموعه‌ای از تکنولوژی‌های چند منظوره تحت وب است که بر روی یک ساختار فنی قوی قرار گرفته است. به صورت پیش فرض رابط کاربری شیرپوینت مشابه مایکروسافت آفیس است و یکپارچگی بالایی با مجموعه آفیس دارد. ابزارهای تحت وب شیرپوینت به گونه‌ای طراحی شده است که توسط کاربر غیر فنی قابل استفاده باشد. شیرپوینت بستر مناسبی برای راهکارهایی چون پورتال سازمانی، مدیریت اسناد و فایل ها، مدیریت فرایند کسب و کار(BPMS)، تعاملات تیمی، شبکه های اجتماعی، اکسترانت، وب سایت ها، جستجوی سازمانی و هوش تجاری می‌باشد. علاوه بر این شیرپوینت قابلیت یکپارچه سازی سیستمها، یکپارچه سازی فرآیندها و اتوماسیون گردش کارها را فراهم می‌کند.
اکثر برنامه‌های کاربردی سازمانی (مانند بسته‌های نرم‌افزاری ERP و CRM) قابلیت‌هایی را برای یکپارچه شدن با شیرپوینت ایجاد کرده‌اند. همچنین شیرپوینت مجموعه کاملی از API ها و تکنولوژی توسعه را برای برنامه‌نویسان و توسعه‌دهندگان فراهم کرده است. به عنوان یک بستر برنامه‌سازی، شیرپوینت دارای مدیریت مرکزی و کنترل‌های امنیتی لازم جهت پیاده سازی نیازمندی‌های برنامه‌ها می باشد. بستر شیرپوینت مستقیما درون وب سرور IIS قرار می‌گیرد.
شیرپوینت توسط ۷۸درصد از ۵۰۰ کمپانی لیست Fortune 500 استفاده می شود.

تاریخچه شیرپونت:

در فاصله زمانی کوتاهی نیاز کاربران از فعالیتهای ساده انتقال فایل و استفاده اشتراکی از چاپگرها به سطح پیشرفته تری رسید. مایکروسافت از حدود سال 1997 به راه حل هایی فکر می کرد که توسط آنها بتواند تیمهای کاری در سازمانها را به هم مرتبط نماید و جریان اطلاعاتی را بین افراد برقرار نماید. این تفکر منجر به ارائه محصولی به نام Microsoft Exchange Server شد که با هماهنگی با ابزار Microsoft Outlook این امکان را برای کاربران فراهم می نمود تا بتوانند از طریق پست الکترونیک با یکدیگر در ارتباط باشند. در سال 1998 مایکروسافت نسخه بعدی محصول Exchange Server را ارائه نمود که علاوه بر فراهم نمودن امکانات ارسال و دریافت پست الکترونیک امکان جابجایی اسناد و محتویات مبتنی بر وب را نیز فراهم می نمود. پس از آن در سال 2000 مایکروسافت تحولی اساسی در قابلیتهای محصولات خود ارائه نمود. ارائه نسخه جدید ویندوز (Windows 2000 Family) و در ادامه آن SQL Server 2000 و Exchange Server 2000 دنیای جدیدی را به روی کاربران گشود.

Exchange 2000 قابلیت استفاده از Chat را نیز ارائه داد و از این طریق روند سریع تری برای ارتباط کاربران با یکدیگر و همچنین انتفال اسناد و برگزاری جلسات شکل گرفت. پیشرفت برنامه نویسی تحت وب باعث شد تا شرکتها اقدام به ارائه محصولات خود در این محیط نمایند. در ماه می سال 2001 مایکروسافت اولین نسخه Sharepoint را با نام Sharepoint Team Services 1.0 وارد بازار نمود. یک ماه بعد یعنی در ماه ژوئن نسخه Sharepoint Portal Server 2001 ارائه شد که ابزاری بود برای اتصال سایتهای ایجاد شده در Team Services.

دو سال بعد در ماه ژوئن سال 2003 مایکروسافت نسخه ای تازه از محصول Sharepoint را با نام Windows Sharepoint Services 2.0 ارائه نمود. این محصول بعنوان یک ابزار رایگان و بصورت یک قابلیت اضافه توسط Windows Server 2003 به کاربران عرضه شد. در ماه نوامبر سال 2003 نسخه پورتال این ابزار با نام Sharepoint Portal Server 2003 وارد بازار گردید. مایکروسافت در نگارش این ابزارها معماری جدیدی را پیش گرفت. این محصول به تدریج در میان متخصصان و برنامه نویسان جای گرفت و تبدیل به ابزاری محبوب برای ارائه راه حلهای سریع در سازمانها گردید. تا قبل از نوامبر 2006 شنیده ها از نسخه جدید Sharepoint حاکی از تحولی بزرگ بود. افرادی که در برنامه آزمون نسخه جدید این محصول حضور داشنتد در سایتهای مختلف خبر از وجود امکانات جدیدی می دادند که بسیاری از کاربران بی صبرانه در انتظار آنها بودند.

در نهایت زمان موعود فرا رسید. مایکروسافت محصول(WSS 3.0) Windows Sharepoint Services 3.0 را در ماه نوامبر 2006 ارئه نمود و در ژانویه 2007 نسخه پورتال آن با نام جدید(MOSS 2007) Microsoft Office Sharepoint Server 2007 وارد بازار شد.

نگارشهای شیرپوینت:

برای شیرپوینت نگارشهای متفاوتی وجود دارد که هر کدام با توجه به میزان استفاده از آنها دارای عملکرد و متناسب با خود را دارا می باشند.

» SharePoint Server

شیرپوینت سرور به سازمانهایی ارائه می شود که می خواهند کنترل بیشتری بر عملکرد و همچنین طراحی شیرپوینت داشته باشند. این محصول بر روی زیرساخت فناوری اطلاهات سازمان نصب می شود. این نگارش بروز رسانی های کمتری را از مایکروسافت دریافت می کند ولی امکانات و قابلیتهای سفارشی سازی بیشتری را دارا می باشد. سه نگارش برای شیرپوینت سرور وجود دارد که شامل Standard ، Enterprise و Foundation (که رایگان است) می باشد که تا شیرپوینت 2016 نیز همین رویه ادامه پیدا کرده است و می توانند بر روی سرورهای مجازی ، ابری و یا میزبانی ارائه شوند.

» SharePoint Standard

مایکروسافت شیرپوینت Standard در برخی از قسمتهای کلیدی بر پایه میکروسافت شیرپوینت Foundation ایجاد شده است که در زیر به برخی از برتری های این نسخه نسبت به نسخه Foundation می پردازیم.

. Sites:

شامل قسمتهای Audience targeting ، governance tools ، Secure store service ، web analytics functionality می باشد.

. Communities:

شامل سایتهای شخصی برای افراد (پروفایل شخصی شامل مهارتها و ابزار جستجو) ، enterprise wikis ، مشاهده اطلاعات سلسله مراتبی سازمان ، تگ ها و یادداشتها می باشد.

. Content:

شامل ابزارهای بروزشده جهت مدیریت اسناد و ثبت آنها ، managed metadata ، سرویسهای word automation و مدیریت content type ها می باشد.

. Search:

شامل نتایج جستجو بهبود یافته ، mobile search ، قابلیت سفارشی سازی search ، یکپارچه سازی search با سیستم عامل ، Faceted Search و گزینه های پالایش نتایج براساس metadata / متناسب با موضوع مورد search / تاریخ / مکان و … می باشد.

. Composites:

شامل الگوهای فرایند از پیش ساخته شده و صفحات پروفایل BCS می باشد.

» SharePoint Enterprise

بر پایه شیرپوینت Standard ایجاد شده است. مایکروسافت شیرپوینت Enterprise دارای قابلیتهای اضافه ای است که با تهیه لایسنس بسادگی قابل فعال شدن می باشند. قابلیتهای اضافی در شیرپوینت Enterprise شامل موارد زیر می باشند.

– آیکون و قابلیت Search thumbnails و پیش نمایش ، قابلیت web indexing بسیار پیشرفته و نتایج Search بهبود یافته.

– یکپارچه سازی با هوش تجاری ، داشبوردها و مرور اطلاعات تجاری

– PowerPivot ، PerformancePoint و POWER BI

– سرویسهای آفیس شامل اکسل ، اکسس ، ویزیو ، اینفوپث

– پیشرفته شدن Enterprise Search در شیرپوینت

» SharePoint Online

در این سرویس مایکروسافت خود میزبانی شیرپوینت را در غالب Microsoft Office 365 عرضه می کند. این سرویس نسخه ای از شیرپوینت است اما دقیقا خود شیرپوینت نیست.

این سرویس بیشتر بر روی قابلیتهای همکاری تیمی ، میزبانی فایلها و اسناد و سناریوهای مدیریت محتوا محدود شده است که این سرویس بصورت مکرر آپدیت می شود و تقریبا همانند نگارش شیرپوینت Enterprise می باشد. قابلیتهای اضافی این سرویس عبارتند از :

– پشتیبانی از افزونه های SharePoint Framework

– امکانات جدیدی در زمینه SharePoint UX که Responsive دارا می باشد.

– یکپارچگی با Yammer و Office 365 و Outlook Web App

– نسخه های جدیدتر Document Editor Tools آفیس آنلاین

– حذف محدودیتهای سایز و تعداد فایل

– Apps Concept

همچنین امکانات زیر از شیرپوینت آنلاین حذف شده است.

– برخی از قابلیتهای search و سفارشی سازی رابط کاربری UI

– بسیاری از قابلیتهای web publishing

– امکانات مدیریتی Service Application

– بسیاری از قابلیتهای سفارشی سازی اجرا نخواهند شد.

– عدم ارائه Log هنگام بروز خطاها (ULS)

مقایسه نسخه های شیرپوینت:

»» بسته Microsoft Sharepoint دارای دو نسخه اصلی است ««

· Windows Sharepoint Service 3.0 یا به اختصار WSS 3.0 محصولی رایگان می باشد که به همراه Windows 2003 Server و Small Business Server 2003 ارائه می گردد. این محصول هسته اصلی کارایی مورد نیاز برای مدیریت اسناد و همکاری تیم را در بر دارد. در حالت کلی اینطور می توان گفت که WSS 3.0 ابزاری است که دیگر محصولات Sharepoint بر مبنای آن ساخته می شوند.

· Microsoft Office Sharepoint Server 2007 یا به اختصار MOSS 2007 نسل جدید محصول اخیر پورتال مایکروسافت یعنی Microsoft Sharepoint Portal Server 2003 می باشد. این محصول تمام قابلیتهای WSS 3.0 را دارد به اضافه وجود امکاناتی نظیر مدیریت محتوای سازمانی، سرویس مبتنی بر وب Excel، جستجوی پیشرفته امکان اتصال به بانکهای اطلاعاتی را فراهم می کند. نحوه نمایش اطلاعات و نحوه انتقال اطلاعات به کاربران در این محصول بسیار متنوع تر از امکانات موجود در WSS 3.0 می باشد.

نقش شیرپوینت در سازمان:

شما می توانیدابزار Sharepoint را درشش حوزه زیر بکار گیرید:

همکاری تیمی: با فراهم نمودن دسترسی آسان به اسناد، اطلاعات و افراد ابزار Sharepoint بستر مناسبی را برای بهبود کیفیت فرآیند همکاری تیمی در اختیار می گذارد.

پورتال: Sharepoint امکانات طراحی، پیاده سازی و مدیریت پورتال برای بخش های مختلف سازمان را در اختیار قرار می دهد.

جستجوی گسترده: امکان جستجو در محتویات متفاوت موجود در سایت های Sharepoint، اطلاعات افراد و حتی امکان جستجود در اطلاعات نرم افزارهای موجود در سازمان.

مدیریت محتوای گسترده: کنترل نسخ مستندات، Check in / Check out، ایجاد Metadata، Workflow، سیاست گذاری برای دسترسی به مستندات، تعیین سطوح دسترسی به اطلاعات، ساخت سایت های اینترنتی چند زبانه از قابلیتهای این ابزار می باشد.

فرمها و فرآیندهای سازمانی: امکان ایجاد فرمهای مبتنی بر XML بصورت متمرکز در زمانی کوتاه که فرآیند کاری درون سازمانی، بین سازمان و مشتریان و بین سازمان و شرکا را تسهیل می نماید.

هوش تجاری: امکان ساخت داشبوردهای گزارشی متصل به صفحات Excel، بانک های اطلاعاتی و نرم افزارهای فعال در سازمان.

کاربرد شیرپوینت :

کاربرد شیرپوینت از سازمانی به سازمان دیگر تغییر می کند. این محصول شامل طیف وسیعی از قابلیتها می باشد که اکثر آنها قابل سفارشی سازی و امکاناتی برای مدیریت بهتر را دارا می باشند. رایجترین کاربرد شیرپوینت شامل موارد زیر می باشد :

» مدیریت محتوای اسناد سازمانی

شیرپوینت اجازه ذخیره سازی ، بازیابی ، جستجو ، آرشیو ، ردیابی ، مدیریت و گزارشگیری از اسناد و رکوردهای الکترنیکی را می دهد. عملکردهای شیرپوینت براساس قوانین مدیریت اطلاعات بسته به نیاز سازمان طراحی می شود. همچنین از قابلیت جستجوی پیشرفته و استفاده از graph نیز بهره مند شده است. مدیریت محتوا از مهمترین کاربرد شیرپوینت می باشد.

یکپارچه سازی شیرپوینت با ویندوز و آفیس ، اجازه ویرایش و تعامل بین کاربران مختلف بصورت همزمان بر روی یک سند یا فایل را با رعایت اصول حقوقی اطلاعات و رمزگذاری های پیشرفته به این نرم افزار می دهد.

» اینترانت و شبکه اجتماعی

اینترانت شیرپوینت یا پورتال داخلی شیرپوینت روشی جهت تمرکز بر روی دسترسی به اطلاعات و اپلیکیشنهای سازمانی است. شیرپوینت ابزاری است که به سازمانها در راستای ارتباطات داخلی و طراحی سامانه های سفارشی سازی شده کمک می کند. این کاربرد شیرپوینت به سازمانها جهت افزایش مشارکت کاربران ، تمرکز بر مدیریت فرایند ، کاهش هزینه ورود کاربران جدید ، ارائه ابزارهایی برای ثبت و اشتراک گذاری دانش درونی آنها (مانند سایتهای ویکی) کمک خواهد کرد.

» ایجاد تعاملات و همکاری های درون سازمانی

شیرپوینت دربردارنده قابلیتهای همکاری گروهی از جمله برنامه زمان بندی پروژه (یکپارچه با Outlook and Project) ، شبکه های اجتماعی ، صندوق های پستی مشترک ، ذخیره سازی اسناد پروژه و تعاملات مابین آنها می باشد. گروه بندی در شیرپوینت براساس مفهوم سایتهای تیمی “Team Site” می باشد.

» سرویس میزبانی فایل

شیرپوینت سرور میزبان سرویس OneDrive for Business می باشد که اجازه ذخیره سازی و همگام سازی اسناد شخصی کاربر ، همچنین امکان اشتراک گذاری همان فایلهای عمومی یا خصوصی اسناد را می دهد که با دیگر سرویسهای مایکروسافت مانند مایکروسافت اکسچنج سرور برای ایجاد یک personal cloud ترکیب شده است. این کاربرد شیرپوینت اغلب با سرویسهایی مانند Box یا Dropbox مقایسه می شود.

» ایجاد سامانه های سفارشی سازی شده بر پایه وب

مورد دیگری از کاربرد شیرپوینت قابلیت توسعه سامانه های مورد نیاز با قابلیت سفارشی سازی می باشد که بر روی بستر وب استفاده می شود. طراحی این سامانه ها بسرعت قابل پیاده سازی بوده و توسعه دهندگان سامانه های سازمانی از قابلیتهای مدیریت امنیت و اطلاعات شیرپوینت در انواع مختلف سیستم عامل ها و سناریوها استفاده می کند.