مدیریت زمان چیست؟
برای پاسخ به سوال مدیریت زمان چیست ، نیاز است این گونه بگوییم که مدیریت زمان ( time managerment ) یعنی هماهنگی وظایف و فعالیت ها برای به حداکثر رساندن اثربخشی تلاش فرد است. اساسا، هدف مدیریت زمان این است که افراد را قادر می سازد تا در زمان کمتری ، کاربیشتری انجام دهند.
وقتی که ساعت کار منابع انسانی سازمان به بهترین نحو مدیریت شود ، آن ها تمایل دارند شادتر، خلاق تر و فعال تر باشند. برای کسب و کار این به معنای فقدان غیبت، نرخ فروش وبهره وری بیشتر، نوآوری و حمایت از کارکنان است که به نوبه خود مزایای بیشتری را شامل می شود مانند شهرت برای شرکت های بزرگ و استخدام کارکنان.
مدیریت زمان باعث پدید آمدن چه عواملی می شود؟
. برنامه‌ریزی مؤثر
. تعیین اهداف
. تعیین مهلت یا ضرب‌الاجل
. تفویض مسئولیت‌ها
. اولویت‌بندی فعالیت‌ها با توجه به اهمیتشان
. صرف زمان مناسب برای فعالیت درست.
اصول مدیریت زمان:
1. ایجاد یک حسابرسی زمانی دقیق:
ابتدا باید با فهم این موضوع که زمان خود را چگونه خرج می‌کنیم شروع کنیم. باید بدانیم که معمولا میان آن زمانی که در ذهن ما می‌گذرد با آنچه که در واقعیت می‌گذرد، اختلاف فاحشی وجود دارد.
دفتر یادداشتی برداشته و در آن یک گزارش مدیریت زمان تنظیم کنید. به این ترتیب که همه کارهایی را که در طول هفته انجام می‌دهید، در آن یادداشت کنید. سپس در آخر هر هفته در گوشه‌ای خلوت نشسته و این گزارش‌ها را مورد بررسی قرار دهیم.
با استفاده از این اطلاعات می‌شود به راحتی و به مرور، نحوه عملکرد و شیوه استفاده از زمان را بهبود داده و به‌روز رسانی نمود.
به عنوان مثال:
ما ممکن است در طول هفته زمان زیادی را صرف جلسات غیر مفید و یا شرکت در فعالیت‌هایی کرده باشیم که از درجه اهمیت کمتری برخوردارند.
۲. تعیین نتایج دلخواه از هر ملاقات:
ما باید قبل از هر چیز این نکته را در نظر بگیریم که هدف ما از صرف وقت برای انجام کار معین چیست؟
به عنوان مثال، هدف ما از رفتن به رستوران و صرف وقت می‌تواند ملاقات با شخصی معین برای انعقاد یک قرارداد کاری باشد. قبل از آن‌که جلسه برگزار شود به هدف مشخصی که در ذهن خود دارید، فکر کرده و آن را مورد توجه قرار دهید.
این کار به ما کمک می‌کند تا از هدف اصلی دور نشده و بلافاصله بعد از ملاقات و انجام فعالیت برنامه‌ریزی شده به سر کار اصلی خود برگشته و زمان کمتری را هدر دهیم.
۳. گذاشتن محدودیت زمانی برای انجام هر کاری:
برای موفقیت در مدیریت زمان به دفترچه برنامه فعالیت‌های خود نگاهی بیندازید و کارهایی را که انتظار دارید مدت زمان زیادی از وقت شما را بگیرد، معین کنید.
در صورت تعیین محدودیت زمانی برای انجام این کارها، تمرکز خود را افزایش داده و موثرتر عمل خواهید کرد.
» برنامه ریزی برای کارها و امور موجب اتلاف وقت کمتری خواهد شد «
در صورتی‌که بعد از انجام کار مزبور شاهد اختلاف میان محدوده زمانی تعیین شده با آنچه که در واقعیت اتفاق افتاده هستید، باید جریان کار خود را بررسی کنید. زمان‌هایی را که تلف کرده‌اید شناسایی و برنامه جدیدی را طراحی کرده و از اتلاف وقت‌های بی‌مورد و غیر برنامه‌ریزی شده جلوگیری کنید. این کار باعث می‌شود تا در مدیریت زمان یک گام دیگر به جلو برداشته باشید.
۴. ایجاد یک برنامه روزانه:
هر روز وقتی که از خواب بیدار می‌شوید، ۳۰ دقیقه از زمان خود را به تنظیم فهرست کارهای روزانه اختصاص دهید. سعی کنید این فهرست متناسب با برنامه هفتگی شما باشد. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا در زندگی انگیزه بیشتری پیدا کنید.
دلیل این امر این است که بعد از بیدار شدن و در اوایل صبح دارای انرژی بیشتری دارید. مغز شما می‌تواند به راحتی تمرکز کرده و کارها را با کیفیت بالاتری انجام دهد.
داشتن یک نقشه راه کوتاه‌‌مدت و بلند مدت اهمیت زیادی دارد و در موفقیت در مدیریت زمان به شما کمک می‌کند. این فهرست را در دفتر یادداشت یا رایانه خود ثبت کنید. انجام این کار به موفقیت کسب و کارتان نیز کمک شایانی خواهد کرد.
سعی کنید که کارهای مهم‌تر خود را جز اولین کارهای فهرست خود قرار دهید.
۵. استفاده حداکثری از زمان‌های انتظار:
شاید برای شما هم پیش آمده باشد که برای انجام کاری مجبور شده مدت زمانی را به انتظار کشیدن گذرانده و منتظر بمانید.
در مکان‌هایی همچون:
. صف‌ها
. اتاق‌های انتظار
. پایانه‌های فرودگاه
. ایستگاه‌های قطار
به عنوان یک تکنیک مدیریت زمان سعی کنید این زمان‌ها را به انجام کارهای مهم‌تر اختصاص داده و زمان خود را بیهوده هدر ندهید.
به عنوان مثال، می‌توانید برای استفاده بهتر از وقت خود به امور زیر بپردازید:
. پاسخ به ایمیل‌ها
. پاسخ به تماس‌های از دست رفته
. استراحت یا مدیتیشن
. مطالعه کتاب
. گوش دادن به پادکست‌های آموزشی به وسیله تلفن همراه
اجازه ندهید روبرو شدن با این مکان‌های انتظار، شما را غافلگیر کند. همیشه کاری را برای انجام دادن در این زمان‌ها در فهرست کارهای روزانه خود قرار دهید.
نمونه یک برنامه ایده آل:
تاریخ:
روز:
۹ صبح: روز آغاز می‌شود؛
۹٫۱۵ تا ۱۰ صبح: به ایمیل‌های ضروری پاسخ دهید؛
۱۰ صبح تا ۱۲ ظهر: روی پیشنهاد مشتری A کار کنید؛ گزارش‌ها و داده‌های لازم (ضروری‌ترین آنها) را تهیه کنید؛ همچنین روی آنالیز مقایسه‌ای رقبا کار کنید؛
۱۲ ظهر تا ۱۲٫۳۰ بعدازظهر: با اعضای تیم جلسه بگذارید و درمورد کارهای عقب‌افتاده بحث و گفت‌وگو کنید؛ باید تا پایان روز کلیه کارهای معوقه را به پایان برسانید؛
۱۲٫۳۰ تا ۱٫۳۰ بعدازظهر: استراحت ناهار؛ (از مصاحبت همکاران لذت ببرید.)
۱٫۳۰ تا ۱٫۴۰ بعدازظهر: با همسرتان تماس بگیرید؛
۱٫۴۰ تا ۳ بعدازظهر: روی پیشنهاد مشتری B که هنوز دو روز برای آن فرصت دارید، کار کنید؛
۳ تا ۴ بعدازظهر: برای گرفتن تأییدیه و سایر موضوعات مهم، با رئیستان جلسه داشته باشید؛
۴ تا ۵ بعدازظهر: با مشتریان فعلی و احتمالی تماس بگیرید؛
۵ تا ۵٫۱۵ بعدازظهر: ایمیل‌های شخصی را چک کنید؛
۵٫۱۵ تا ۶ بعدازظهر: گزارش‌ها را جمع‌آوری و به سرپرست گزارشات ارسال کنید؛
۶ تا ۶٫۱۵ بعدازظهر: میزتان را مرتب کنید.
