KPI چیست؟
KPI مخفف عبارت Key Performance Indicator و به معنای شاخص کلیدی عملکرد و نوعی متغیر قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد چگونه یک شرکت به اهداف کلیدی کسبوکار خود رسیده است. این شاخص برای سنجش عملکرد، از کوچکترین عضو سازمان (افراد) تا کل سازمان، مورد استفاده قرار می‌گیرد و باعث می‌شود متوجه شویم افراد یا سازمان تا چه اندازه در جهت اهداف تعیین شده حرکت می‌کنند. KPI به ما در درک میزان خوب بودن عملکرد سازمان، واحد سازمانی و افراد، در مقایسه با اهداف کمی و کیفی راهبردی تعریف شده برای هرکدام، کمک خواهد کرد.
چرا KPI (شاخص کلیدي عملکرد) مهم است؟
شرکت‌ها بدون اندازه‌گیری و بررسی شاخص کلیدي عملکرد، هیچ بازخورد مناسبی از نحوه‌ی عملکرد خود نخواهند داشت. شاید بعد از گذشت مدتی احساس کنند که در کار خود پیشرفت کرده‌اند، اما نمی‌توانند زمینه‌ی موفقیت را به درستی مشخص کنند یا آن را توسط یک معیار مناسب بسنجند. شما با استفاده از KPI می‌توانید اهداف دقیقی را برای خودتان مشخص کرده و استراتژی‌های مناسبی را برای ارزیابی آنها مشخص کنید. همچنین این امکان برای شما فراهم می‌شود که تاریخچه‌ای از عملکرد کسبوکار خود به دست آورید و ذخیره کنید.
سطوح مختلف KPI :
سازمان‌ها شاخص‌های کلیدی عملکرد را جهت سنجش موفقیت در دستیابی به اهداف، در 2 سطح، مشخص می‌کنند. که عبارتند از:
» شاخص سطح بالا
در این سطح، عملکرد کلی شرکت در یک دید کلی مورد بررسی قرار می‌گیرد.
» شاخص سطح پایین
این شاخص برای فعالیت‌های مختلف متفاوت است و به شکل دوره‌ای مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌گیرد. شاخص سطح پایین، عملکرد بخش‌های مختلف سازمان با وظایف جزئی را مورد بررسی قرار می‌دهد. مانند بخش تدارکات، بخش فروش، بازاریابی و… .
ویژگی های KPI:
شاخص KPI، دارای دو بخش کمی و کیفی است. در آغاز ضمن مشخص کردن هدف کسبوکار، باید به اولویت‌بندی این اهداف پرداخت. سپس برای بررسی فرایند تحقق اهداف، یک مدل ارائه کرد. پس از این مرحله باید طبق شاخص‌های KPI، در یک بازه زمانی مشخص، شاخص‌های موفقیت را تعیین نمود. بر این اساس ویژگی‌های اصلی شاخص‌های کلیدی عملکرد عبارت است از:
» شاخص‌های عملکرد باید قابل اندازه‌گیری باشند.
» این شاخص‌ها باید میزان تحقق اهداف را مشخص کنند.
» معین، محدود و قابل بررسی باشند.
» در بازه زمانی مشخص تعریف شوند.
مراحل ایجاد KPI :
» تعیین هدف
اولین و مهم‌ترین مرحله مربوط به هدف‌گذاری درست است. در این مرحله باید بدانیم KPI چیست و با ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد، به دنبال چه اهدافی هستیم. به عنوان مثال مواردی مانند افزایش فروش، افزایش بازدید سایت، برندسازی و… می‌تواند به عنوان هدف درنظر گرفته شود.
» تعیین عوامل موفقیت
مرحله دوم در ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد، مشخص کردن عواملی است که باعث موفقیت ما خواهند شد. باید توجه داشت که این عوامل برای کسب و کارهای مختلف متفاوت است و طبیعتا باید به‌صورت شخصی‌سازی شده و سفارشی تعیین شوند. اگر این عوامل به درستی انتخاب شوند با اجرای درست فرایندها، مدیریت صحیح، نظارت دقیق و اصولی و… می‌توان برای رسیدن به نتایج مطلوب امیدوار بود.
» ایجاد KPI براساس عوامل موفقیت
تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد، نشان می‌دهد چقدر در تعیین عوامل موفقیت درست عمل کرده‌ایم. در این مرحله بر اساس عوامل موفقیت، KPI ها را تعریف می‌کنیم.
» جمع‌آوری معیارها
در هر مرحله از فرایند بررسی شاخص‌های کلیدی عملکرد، معیارهای متعددی مانند تعداد بازدید از صفحات، میزان فروش، تعداد دانلود، تعداد کلیک و… به‌دست می‌آورید. این شاخص‌ها به تنهایی مفهومی ندارند، ولی با قرار گرفتن در کنار سایر نتایج، می‌توان به بازخوردهای زیادی رسید.
» محاسبه شاخص‌های کلیدی
در این مرحله باید معیارهای سنجش را اندازه‌گیری کنیم. شاخص‌ها معمولا به‌صورت نرخ، نسبت، درصد یا میانگین نشان داده می‌شوند. KIP ها قابلیت اندازه‌گیری دقیقی دارند، آنها به ما نشان می‌دهند ارزیابی عملکرد به چه صورت بوده و چقدر در رسیدن به نتایج موفق بوده‌ایم.
چه چیزی تأثیر شاخص کلیدی عملکرد را بیشتر می‌کند؟
بررسی شاخص کلیدی عملکرد نیز به اندازه‌ی دیگر کارهای شرکت مهم و حیاتی است. گاهی اوقات شرکت‌ها از شاخص‌های کلیدی عملکرد شناخته شده در صنعت استفاده می‌کنند. سپس متوجه می‌شوند که این شاخص نمی‌تواند جوانب کاری آنها را در نظر بگیرد. درنتیجه نمی‌تواند هیچ تغییر مثبتی در روند کارهای شرکت داشته باشد. یکی از مهم‌ترین مشخصات KPI این است که آنها نوعی از ارتباطات هستند. درنتیجه مانند هر ارتباطات دیگری از قوانین خاصی تبعیت می‌کنند. هرچقدر اطلاعات شفاف و واضح‌تر باشند، نتیجه‌ی به دست آمده نیز قابل فهم‌تر می‌شود.
اعضای تیم شما برای ساختن یک KPI باید با اطلاعات پایه و اولیه شروع کنند. این افراد باید اطلاعات خوبی از اهداف سازمان و برنامه‌ریزی حرکت به سمت آنها داشته باشند. ساختن KPI یک فرآیند تعاملی است که باید در تمام مراحل ساخت آن از تحلیل‌گران و مدیران بازخورد گرفته شود.
